La procédure de fermeture du dossier sans sanction peut varier selon l’organisation interne de l’établissement. La personne responsable à l’organisation scolaire saura accompagner la personne en soutien en RAC dans l’exécution des tâches reliées à cette étape de la démarche.
Avant l’étape de la validation, il se peut que le candidat mette fin à sa démarche. Dans ce cas, bien qu’il y ait désistement du candidat, une admission ainsi qu’une facturation ont été enregistrés dans Clara
Dans ce cas de figure, comme le candidat n’a pas été validé, aucun financement ministériel ne sera accordé.
Dans certains services de RAC, l’ouverture du dossier du candidat dans Clara n’est effectuée qu’après la vérification de l’admissibilité quand l’entrevue de validation est jugée pertinente. Quand, par ailleurs, un candidat ne répond pas aux conditions d’admission, l’ouverture de son dossier dans Clara n’aura pas lieu et aucune facture ne sera créée. Dans ce cas, aucun dossier n’est conservé et classé aux fins d’archivage, car la totalité des documents scolaires et extrascolaires reçus lors du dépôt de dossier sont retournés au candidat (version papier).
Lorsqu’il y a désistement du candidat avant l’étape de la validation, la personne en soutien effectue les tâches suivantes
Enregistrement du désistement du candidat dans Clara
Archivage
La personne en soutien procède au désistement du candidat dans Clara. Cette procédure de désistement ferme à la fois l’admission du candidat et la session dans Clara.
La personne en soutien regroupe les documents scolaires, extrascolaires et autres documents administratifs du candidat. Ces documents peuvent être des documents papier ou numérisés. Pour en savoir plus, se référer à la section Archivage.
Selon la recommandation des spécialistes de contenu, la démarche de RAC du candidat peut prendre fin au terme de l’étape du processus de la validation. Dans ce cas, le candidat sera informé des motifs justifiant l’arrêt de la démarche. La personne en soutien procède alors aux tâches suivantes :
Tâches à effectuer à l’aide du progiciel Clara :
Indication du code de verdict
Traitement du financement relié à l’entrevue de validation pour la formation spécifique
Fermeture de l’admission du candidat
Préparation et envoi de la lettre d’arrêt de la démarche
Mise à jour du fichier de suivi des candidats
Archivage
Afin de confirmer l’arrêt de la démarche, la personne en soutien effectue le changement du code de verdict du candidat dans Clara.
Selon l’annexe C111 et l’annexe 113 du Régime budgétaire et financier des cégeps, « un montant forfaitaire est alloué par personne pour la formation spécifique dans le cadre d’un DEC, ainsi que pour l’entrevue dans le cadre d’une démarche visant l’AEC ».
À des fins d’obtention du financement, la personne en soutien effectue dans Clara la procédure reliée à la déclaration d’une entrevue de validation pour la formation spécifique (AEC et DEC).
Clara : situation spécifique (analyse approfondie)
Une situation spécifique est enregistrée dans Clara pour l’obtention du financement relié à l’analyse approfondie menant ou non à l’octroi d’une équivalence. Cependant, ce n’est pas l’enregistrement d’une situation spécifique qui détermine si le candidat est toujours actif dans la démarche de RAC, mais plutôt l’entrée de notes effectuée à son dossier session dans Clara.
Comment s’assurer que le candidat a été informé qu’il ne peut pas déposer son dossier en RAC pour le même programme d’études dans plus d’un établissement ?
Une signature attestant que le candidat a pris connaissance de cette information devrait être présente au dossier de candidature ou autres documents d’inscription en RAC.
Voici un exemple :
« J’ai compris que je ne pouvais pas déposer mon dossier de candidature en RAC dans plus d’un établissement pour le même programme d’études. »
La personne en soutien ferme l’admission du candidat dans Clara
Lors de la fermeture du dossier au terme de la validation, la session dans Clara où s’est tenue l’entrevue de validation doit demeurer ouverte pour l’obtention du financement relié à l’entrevue.
La personne en soutien peut être mise à contribution dans la préparation de la lettre envoyée au candidat. Cette lettre formatée confirmant l’arrêt de la démarche de RAC au terme de la validation est complétée et signée par le conseiller en RAC.
Dans le cas de l’utilisation d’un fichier de suivi des candidats à des fins statistiques, la personne en soutien indique si le candidat poursuit ou non la démarche de RAC.
La personne en soutien regroupe les documents scolaires, extrascolaires et autres documents administratifs (version papier) du candidat accumulés le long de son parcours en RAC (ex. : autoévaluation, grille de correspondance cours/compétences, feuille de cheminement, copie de la lettre d’arrêt de la démarche de RAC). Pour en savoir plus, se référer à la section Archivage.
Lors d’une interruption temporaire, si des situations spécifiques (ex.: analyse approfondie du dossier scolaire, entrevue de validation) et des notes de cours ont été enregistrées à l’intérieur d’une session dans Clara, cette session doit demeurer ouverte pour l’obtention du financement.
« On reconnaît qu’il y a continuité des études si la personne n’a pas interrompu ses études au Québec pendant plus de deux trimestres (sans compter le trimestre d’été). » Guide administratif sur l’établissement du statut de résident du Québec dans le réseau collégial, page 11.
Dans le cas d’une interruption temporaire, la personne en soutien procède aux tâches suivantes lorsque le candidat reprend sa démarche de RAC :
Vérification des documents au dossier dans Clara
Vérification du solde à payer
À la reprise de la démarche de RAC par le candidat, la personne en soutien vérifie si les documents au dossier du candidat sont à jour et revalide les documents concernant sa citoyenneté.
Advenant un solde à payer, le candidat sera informé du montant en souffrance par la personne responsable des comptes à recevoir. Pour en savoir plus, se référer à la section Facturation.
Un abandon en court de démarche peut survenir dans les deux cas de figure suivants :
Est-ce que le candidat a avisé le conseiller en RAC qu’il désire mettre un terme à sa démarche pour une certaine période de temps? Est-ce que le candidat a été informé du temps maximal alloué avant qu’il soit considéré inactif?
Lorsque la démarche du candidat prend fin en cours de route, la personne en soutien procède aux tâches suivantes :
Préparation et envoi de la lettre d’arrêt de la démarche
Enregistrement du désistement dans Clara
Vérification du solde à payer
Archivage
La personne en soutien peut être mise à contribution dans la préparation de la lettre envoyée au candidat. Cette lettre formatée confirmant l’arrêt de la démarche de RAC à la suite d’un abandon est complétée et signée par le conseiller en RAC, puis envoyée par la poste (version papier). Une lettre pour un employeur peut aussi être préparée.
La personne en soutien procède au désistement du candidat dans Clara. Cette procédure de désistement ferme à la fois l’admission du candidat et la session dans Clara.
Avant de procéder à une fermeture de la session, il faut s’assurer qu’aucune demande de financement n’a été effectuée dans la session qui sera fermée (ex. : entrevue de validation, analyse approfondie pour des équivalences, notes de cours).
Advenant un solde à payer, le candidat sera informé du montant en souffrance par la personne responsable des comptes à recevoir. Pour en savoir plus, se référer à la section Facturation.
La personne en soutien regroupe les documents scolaires, extrascolaires et autres documents administratifs (version papier) du candidat accumulés le long de son parcours en RAC (ex. : autoévaluation, grille de correspondance cours/compétences, feuille de cheminement, copie de la lettre d’arrêt de la démarche de RAC). Pour en savoir plus, se référer à la section Archivage.
À la suite d’une période d’interruption prolongée qui a mené à la fermeture de son dossier, il peut arriver qu’un candidat décide de reprendre sa démarche de RAC dans le même programme d’études. Il se peut également qu’il décide d’entreprendre une nouvelle démarche de RAC dans un programme d’études différent.
Dans les deux cas, le dossier qui avait été archivé (dossier semi-actif ou inactif) est remis au conseiller en RAC pour vérification (ex. : frais de réouverture, documents requis).
Les normes de qualification professionnelle énoncent les exigences minimales obligatoires en matière d’études, d’attestation professionnelle ou autres exigences que doit satisfaire une personne pour être admissible à un emploi et exécuter ses tâches avec compétences.
Mme Leblanc, éducatrice qualifiée
en Techniques d’éducation à l’enfance
Mme Leblanc a obtenu un baccalauréat en psychoéducation de l’Université de Montréal et elle cumule 5 années d’expérience pertinente. Cependant, pour être considérée comme éducatrice qualifiée, Mme Leblanc doit répondre à certaines normes de qualification professionnelle établies par le ministère de la Famille et, dans ce cas, faire la preuve de certaines compétences issues des programmes d’études habituellement requises.
À la suite de la validation de son dossier, la candidate a ainsi entrepris une démarche en RAC. Elle a été évaluée pour les compétences touchant la santé de l’enfant, la sécurité de l’enfant et l’approche éducative. Au terme de cette courte démarche, Mme Leblanc a obtenu une qualification professionnelle sans que la sanction d’études soit requise. Puisqu’il y a eu validation et évaluation, un dossier RAC a été ouvert et les documents accumulés sont conservés aux fins d’archivage.
Pour en savoir plus, consultez le document DIRECTIVE CONCERNANT L’ÉVALUATION DE LA QUALIFICATION DU PERSONNEL DE GARDE ET LES ÉQUIVALENCES DE FORMATION RECONNUES.
Il est question de parcours scolaire dominant lorsqu’un étudiant du régulier ou de l’éducation permanente allège son cursus de cours par la démonstration de quelques compétences en RAC. Puisqu’il y a eu validation et évaluation de ces quelques compétences, un dossier RAC est ouvert et les documents accumulés sont conservés aux fins d’archivage.