* Vous référer aux procédures internes de votre collège.

* La personne responsable des sanctions génère la sanction dans Clara ou autre logiciel de gestion pédagogique. Cette génération complète la fermeture du dossier du candidat.

* Vous référer aux procédures internes de votre collège.

La personne en soutien administratif peut être mise à contribution lors de la préparation de la lettre formatée confirmant la fin de la démarche de RAC, à la suite d’une sanction qui est complétée et signée par la personne conseillère en RAC, puis envoyée par la poste. Une lettre pour un employeur peut aussi être préparée, à la demande de la personne candidate.

Lettre de confirmation de la fin de la démarche >

Dans certains services de RAC, l’ouverture du dossier de la personne candidate dans Clara ou autre logiciel de gestion pédagogique n’est effectuée qu’après la vérification de l’admissibilité quand l’entrevue de validation est jugée pertinente. Quand, par ailleurs, une personne candidate ne répond pas aux conditions d’admission, l’ouverture de son dossier dans Clara n’aura pas lieu et aucune facture ne sera créée.

* Dans ce cas de figure, aucun financement ministériel ne sera accordé parce qu’il n’y a pas d’entrevue de validation. 

Selon la recommandation des spécialistes de contenu, la démarche de RAC de la personne candidate peut prendre fin au terme de l’étape du processus de la validation. Dans ce cas, la personne candidate sera informée des motifs justifiant l’arrêt de la démarche. La personne en soutien administratif procède alors aux tâches suivantes :

• Traitement du financement relié à l’entrevue de validation pour la formation spécifique
• Fermeture de l’admission de la personne candidate
• Préparation et envoi de la lettre d’arrêt de la démarche
• Mise à jour du fichier de suivi des personnes candidates
• Archivage

Lettre de confirmation de l’ARRÊT DE LA DÉMARCHE DE RAC au terme de la validation >

Lors d’une interruption temporaire, si des situations spécifiques (ex. : analyse approfondie du dossier scolaire, entrevue de validation) et des résultats de cours ont été enregistrés à l’intérieur d’une session dans Clara ou autre logiciel de gestion pédagogique, cette session doit demeurer ouverte pour l’obtention du financement.

* « On reconnaît qu’il y a continuité des études si la personne n’a pas interrompu ses études au Québec pendant plus de deux trimestres (sans compter le trimestre d’été). » Guide administratif sur l’établissement du statut de résident du Québec dans le réseau collégial, p. 11.

* À la reprise de la démarche de RAC par la personne candidate, la personne en soutien administratif vérifie si les documents au dossier de la personne candidate sont à jour et revalide les documents concernant sa citoyenneté.

Un abandon en cours de démarche peut survenir dans les deux cas de figure suivants :

• La personne candidate confirme officiellement qu’elle désire mettre fin à sa démarche.
• La personne candidate est demeurée inactive, c’est-à-dire qu’elle n’a pas démontré de compétence selon l’entente établie avec le Service de RAC. Dans ce cas, la personne conseillère en RAC avise la personne candidate qu’il y a arrêt de la démarche si aucune entente n’est prise quant à la reprise de la démarche.

Lorsque la démarche de la personne candidate prend fin en cours de route, la personne en soutien administratif procède aux tâches suivantes :

• Préparation et envoi de la lettre d’arrêt de la démarche
• Enregistrement du désistement dans Clara ou autre logiciel de gestion pédagogique
• Vérification du solde à payer
• Archivage

* À la suite d’une période d’interruption prolongée qui a mené à la fermeture de son dossier, il peut arriver que la personne candidate décide de reprendre sa démarche de RAC dans le même programme d’études. Il se peut également qu’elle décide d’entreprendre une nouvelle démarche de RAC dans un programme d’études différent.

1. Reprise de la démarche de RAC dans le même programme d’études: La personne candidate remplit une nouvelle demande d’admission et la personne en soutien administratif l’enregistre dans Clara ou autre logiciel de gestion pédagogique. En se faisant, elle met à jour le dossier de la personne candidate (ex. : adresse courriel, téléphone) et valide les documents au dossier (ex. : formulaire de demande d’admission, RAMQ, citoyenneté).
2. Nouvelle démarche de RAC dans un programme d’études différent: vous référer à la section « Dépôt du dossier de candidature et analyse ».

Clara: Désistement du candidat >

Lettre de confirmation de l’ARRÊT DE LA DÉMARCHE DE RAC à la suite d’un abandon >

Entre le début et l’arrêt de la démarche en RAC, divers documents en version papier ou numérisés sont accumulés et joints au dossier de la personne candidate. Cette collecte, étalée lors des différentes étapes de la démarche de RAC, offre une image précise et personnalisée du parcours accompli. Les documents, conservés selon des règles d’archivage déterminées, doivent être accessibles en tout temps à des fins de consultation par les personnes autorisées. Ainsi, l’importance accordée à la conservation des pièces justificatives et des documents au dossier de la personne candidate, de leur traçabilité et de leur devenir, font partie intégrante de la gestion des archives d’un Service de RAC.

Archivage: Glossaire >

Archivage: feuille de contrôle >