L’accueil est la première étape qui permet d’avoir un contact avec le futur candidat. L’objectif est d’être clairs et concis dans la transmission de l’information. La modalité de participation est très importante, elle ne doit pas être contraignante, trop complexe dans son utilisation et l’accès doit être flexible afin d’atteindre le plus de personnes, peu importe; l’endroit, le milieu et l’heure. Le conseiller RAC aura principalement besoin d’un équipement pour visioconférence de bonne qualité (connexion sans interruption et qualité d’image qui permet un minimum de qualité d’image pour le support visuel), et si possible avec des fonctionnalités d’animation, de partage d’écran et de documents. De plus, l’outil de visioconférence offre une présence sociale interactionnelle entre les différents acteurs.
Afin de choisir l’environnement de visioconférence qui convient selon les fonctionnalités, voici un tableau permettant d’y voir plus clair.
Un grand nombre de personnes peuvent assister à la rencontre d’information. Les habiletés du conseiller RAC qui anime la rencontre d’information peuvent être diverses. Il est important que le conseiller RAC prévoit des pratiques sur la plateforme avec un collègue et qu’il s’assure d’avoir un soutien technique lors des premières rencontres. Certaines entreprises de visioconférence offrent un support technique aux participants, ce qui est un atout intéressant pour diriger les personnes qui ont de la difficulté vers une ressource. Il faut aussi prévoir un plan B, pour les participants qui n’ont pas accès au matériel informatique ou qui ont des difficultés avec le mode de diffusion, pour des raisons de connexion, par exemple. Le plan B pourrait consister à envoyer le lien de l’enregistrement de la rencontre. Le choix devra s’adapter au candidat et à son environnement. Néanmoins, il est important que le conseiller RAC précise les limites pour la poursuite d’une offre de service à distance à cette première étape. En l’absence d’une technologie appropriée, les accommodations demandées par le candidat doivent être réalistes.
Par la suite, il faut s’assurer d’avoir des fonctionnalités d’animation. Elles sont essentielles pour connaître l’état des participants, par exemple en leur demandant de lever la main s’ils souhaitent prendre la parole, pouce vers le haut pour signifier leur accord. Ainsi, il sera possible de les faire interagir durant la présentation. Cette fonction permet à l’animateur de conserver l’attention des participants, de les faire réagir et de sentir une proximité et parfois même, cette modalité permet de surmonter la gêne d’être en présence, ainsi les participants poseront davantage de questions.
Un atout important! Le support visuel! Que ce soit le conventionnel PowerPoint, un Prezi, une navigation spontanée sur le portail de votre collège ou autres, cet outil permet de mettre des images sur vos mots. Il permet également une meilleure compréhension pour les personnes qui à connaissent peu le fonctionnement scolaire et contribue assurément de capter l’attention de ceux-ci.
Par ailleurs, la période de questions doit être bien encadrée! Par exemple, en s’assurant, si possible, d’avoir une zone de clavardage privée, donc seulement visible par l’animateur. Si la plateforme choisie ne le permet pas, il est alors prioritaire d’en informer les participants afin qu’ils ne mettent aucune information personnelle ou contraignante. La période de questions peut être encadrée à plusieurs moments. Les futurs candidats ont souvent des questions uniques donc personnelles à leur parcours. Dans l’éventualité où la séance serait enregistrée, pour permettre un partage à des personnes absentes, lorsque des participants abordent des sujets personnels, il est IMPORTANT que l’enregistrement soit arrêté afin que cette information ne soit pas diffusée sur le vidéo partagé par souci de confidentialité.
Pourquoi choisir cet outil plutôt qu’un autre pour la tenue des rencontres d’information à distance?
La visioconférence est l’outil qui se rapproche le plus de la présence. Le téléphone est plus impersonnel et ne permet pas nécessairement d’interagir avec un futur candidat. Toutefois, il est possible d’assurer le suivi d’un candidat de manière occasionnelle en utilisant une méthode plus traditionnelle. Il est effectivement possible de le faire ainsi, néanmoins si l’objectif premier est d’intégrer un processus à distance au service de RAC, il est avantageux d’utiliser dès le départ la plateforme de visioconférence. Le candidat aura l’occasion de s’approprier dès le départ l’outil de communication qui sera possiblement celui utilisé avec le spécialiste de contenu tout au long de la démarche. Un autre avantage sera de diminuer le stress vis-à-vis l’outil et son utilisation. Cette étape lui permet de se familiariser avec celui-ci. Il permet au conseiller RAC de voir les difficulté et de discuter avec le candidat « en personne ».
Finalement, plusieurs documents devront être transmis telles les fiches descriptives soit l’autoévaluation. Peu importe le choix de format du questionnaire, il sera remis à ce moment. S’il est en format PDF interactif ou autre document, il peut être intéressant de permettre aux participants de le télécharger sur place et de regarder avec eux les premières pages. Cependant, le modèle choisi demandera une réflexion quant au choix de plateforme. Il est possible de choisir de transmettre un lien avec un dossier d’un environnement nuagique qui permettra aux candidats de télécharger et de déposer des documents. Une méthode plus traditionnelle telle qu’envoyer et recevoir les documents par courriel peut également être privilégiée. Une autre méthode serait d’utiliser un processus d’inscription par une plateforme Web, telle que : SRACQ ou SRAM. Cet échange de documents doit se faire à cette étape et doit être pris en considération dans le choix de la plateforme de visioconférence. Il est préférable de consulter le service informatique du collège préalablement afin de connaître les licences déjà utilisées. Le fonctionnement pourrait être adapté conséquemment.
Pour terminer, il serait intéressant de remettre un document qui balise les différentes étapes du dépôt de candidature. L’objectif est de préciser l’information qui fut transmise lors de la rencontre. Le document sera utilisé comme guide ou comme aide-mémoire pour les futurs candidats.
